Vertrouwelijk zoeken in een markt waar iedereen elkaar kent

Waarom dit geen formaliteit is

Vertrouwelijkheid bij een search wordt vaak afgedaan als iets voor de vorm, een zin in de opdrachtbevestiging. In een kleine markt is het dat niet. Er zijn sectoren waarin twintig bedrijven samen het grootste deel van de omzet doen, waar de commercieel directeuren elkaar al vijftien jaar kennen en waar niemand van baan wisselt zonder dat het binnen een week rond is.

Er zijn twee kanten die schade oplopen als het uitkomt. De kandidaat, die nog niets besloten heeft en nu wel de gesprekken met zijn eigen directie moet voeren. En de opdrachtgever, want een zoekopdracht die zichtbaar wordt vertelt de markt iets over de organisatie: er gaat iemand weg, of er is iets mis, of er komt een nieuwe koers.

Beide partijen dragen dat risico voordat er iets is afgesproken. Dat is de reden om er serieus mee om te gaan en niet omdat het netjes staat.

Waar het meestal lekt

Zelden bij de opdrachtgever en zelden bij de kandidaat. Bijna altijd ergens in het proces daartussen, en bijna altijd zonder kwade opzet.

• Een benadering die te veel weggeeft. Wie belt met een omschrijving die maar op een bedrijf kan slaan, heeft het al verteld.
• Kandidaten die elkaar bellen. Wie drie mensen uit dezelfde markt benadert, moet ervan uitgaan dat er twee met elkaar spreken.
• Een agenda-uitnodiging met de bedrijfsnaam erin, verstuurd naar een zakelijk mailadres.
• Een interne kring die te groot is. Elke persoon binnen de opdrachtgever die het weet, is een vertrekpunt.
• De referentiecheck die te vroeg gebeurt. Dat is het moment waarop een search bijna altijd zichtbaar wordt.

Wat je wel en niet op papier zet

Een functieprofiel dat rondgaat is een advertentie, ook als er geen naam in staat. Wij werken op dit niveau daarom met twee documenten. Een intern document met de volledige opdracht, dat de opdrachtgever en wij hebben. En een korte beschrijving voor het eerste gesprek met een kandidaat, waarin staat wat voor rol het is en wat de vraag eronder is, maar niet welk bedrijf.

De naam van de opdrachtgever komt op tafel op het moment dat een kandidaat serieus is en zelf ook iets te verliezen heeft. Dat is geen wantrouwen maar symmetrie: vanaf dat moment dragen beide partijen hetzelfde risico.

Wat er nooit in gaat is de reden van het vertrek van de vorige. Dat is het stukje informatie dat het snelst reist en dat het meeste schade doet, en het is voor de beoordeling van een kandidaat zelden nodig.

Hoe een benadering eruitziet die niet lekt

Het eerste contact gaat niet over een vacature. Het gaat over de markt, over wat iemand nu doet en over wat hij zou willen dat anders was. Dat is geen truc om het gesprek te rekken. Het is de manier om te weten te komen of iemand uberhaupt beweegbaar is voordat je iets prijsgeeft.

Bellen doen wij buiten kantooruren of op een privenummer, en wij sturen geen bericht via het netwerk van de werkgever. Wie via LinkedIn benadert, moet zich realiseren dat een collega kan zien dat er contact is.

En wij benaderen niet drie mensen uit hetzelfde bedrijf. Dat lijkt efficient en het is de snelste manier om een search publiek te maken.

De interne kant: wie weet ervan

Bij de opdrachtgever is de kring vaak groter dan nodig. De directie, de HR-manager, de assistent die de agenda beheert, soms een lid van de raad van commissarissen. Elk van die mensen is te vertrouwen en elk van die mensen praat met iemand.

Spreek daarom af wie het weet en hoe er over de zoektocht wordt gesproken als iemand ernaar vraagt. Niet ontkennen, want dat komt altijd terug. Wel een korte formulering waar iedereen zich aan houdt.

Plan de gesprekken op een neutrale plek en niet op het eigen kantoor. Een kandidaat die door de receptie loopt is gezien, en een receptie onthoudt gezichten.

Wat je doet als het toch uitkomt

Het gebeurt. Iemand herkent een omschrijving, of een kandidaat vertelt het aan iemand die het doorvertelt. Op dat moment is de vraag niet wie het heeft gedaan maar wat het betekent voor de twee partijen.

Voor de kandidaat: bel hem eerder dan hij het van iemand anders hoort, en bespreek wat hij wil dat er nu gebeurt. Sommigen willen stoppen, anderen willen juist doorpakken omdat de rust toch weg is. Dat is zijn keuze en niet die van de opdrachtgever.

Voor de opdrachtgever: bepaal of de zoektocht open verder gaat of stilligt. Half vertrouwelijk doorgaan werkt niet en is de slechtste van de drie opties.

Wat dit doet met de doorlooptijd

Vertrouwelijk zoeken is trager, en dat hoort iemand vooraf te zeggen. Je kunt niet adverteren, je kunt minder mensen tegelijk benaderen en het eerste gesprek gaat langzamer omdat er nog geen naam op tafel ligt. Reken op weken en niet op dagen extra.

Wat het oplevert is een kandidaat die niet onder druk staat en een markt die niets weet. Op directieniveau is dat het waard, omdat de schade van uitlekken groter is dan de kosten van wachten.

Wie die weken niet heeft, heeft waarschijnlijk geen searchvraag maar een bezettingsvraag. Dan is interim de brug, en dat kan gewoon zichtbaar.

Wanneer het niet hoeft

Vertrouwelijkheid is geen standaard. Bij een groeiende organisatie die openlijk een team uitbreidt, werkt zichtbaarheid juist in je voordeel: het vertelt de markt dat er iets gebeurt en het levert aanmeldingen op die je anders niet krijgt.

De vuistregel: als de zoektocht zelf nieuws is over jouw organisatie, doe het dan vertrouwelijk. Als het nieuws is dat je graag wil verspreiden, doe het dan open.

Bij executive search spreken wij dit in het eerste gesprek af, en wij zetten in de opdrachtbevestiging welke van de twee het is. Zie ook het artikel over het verschil tussen een salesmanager en een commercieel directeur, want die vraag komt in datzelfde gesprek langs.