Een interimopdracht die op tijd klaar is, plan je bij de start

Waarom opdrachten uitlopen

Een interimopdracht begint bijna altijd goed. Er is haast, er komt iemand, het werk gaat door en de rust keert terug. Precies die rust is het probleem: zodra het loopt, verdwijnt de urgentie om na te denken over het einde.

Daar komt bij dat verlengen makkelijker is dan afronden. Verlengen is een mail. Afronden vraagt om een beslissing over wie het overneemt, en die beslissing is niemands prioriteit zolang er iemand zit die het doet.

Het gevolg is een opdracht die twee keer zo lang duurt als bedoeld, tegen een tarief dat voor die duur nooit was ingekocht. En vaak een organisatie die na afloop minder zelf kan dan ervoor, omdat de interimmer alles heeft opgevangen.

Het vertrek plannen bij de start

Wij zetten in de opdrachtbevestiging niet alleen wanneer iemand begint maar ook wanneer hij weggaat, en wat er dan af moet zijn. Dat lijkt overdreven op dag een en het is het enige moment waarop het nog nuchter kan.

Concreet: een einddatum, een lijst van wat er op die datum overgedragen is, en een naam of een rol van degene aan wie wordt overgedragen. Staat die naam er nog niet, dan staat er wanneer hij er wel is.

Verlengen mag daarna nog steeds. Het verschil is dat verlengen dan een besluit is met een reden, en niet iets wat gebeurt omdat niemand eraan dacht.

Wat er in de opdrachtbevestiging hoort

De scope, en vooral wat er niet in valt. Dat tweede deel wordt bijna altijd overgeslagen en het is het deel dat de opdracht bij elkaar houdt.

• Welke portefeuille of welk team, en welke klanten of mensen daar expliciet buiten vallen.
• Welke besluiten hij zelf neemt en welke hij voorlegt. Mensen, prijzen, prioriteiten, budget.
• Aan wie hij rapporteert, hoe vaak en waarover.
• De einddatum en wat er op die datum overgedragen is.
• Wat er gebeurt als de vaste invulling er eerder is dan verwacht, of later.

Het overdrachtsdocument dat meegroeit

Het overdrachtsdocument dat in de laatste week ontstaat is een samenvatting van wat iemand zich nog herinnert. Dat is de slechtste versie die er is, want de dingen die je je na zes maanden nog herinnert zijn de dingen die je toch al wist.

Wij laten dat document vanaf week een meelopen. Elke week een paar regels: wat is er gebeurd bij de belangrijkste klanten, welke afspraak is er gemaakt, wat weet ik nu wat ik vorige week nog niet wist. Dat kost een kwartier per week.

Wat je daarmee wint is niet alleen de overdracht. Het is ook het enige eerlijke logboek van de opdracht zelf, en dat is waar je bij de evaluatie iets aan hebt.

Het dubbele spoor

Vanaf de start lopen er twee sporen naast elkaar. De interimmer draait, en tegelijk wordt de vaste invulling gezocht. Dat klinkt vanzelfsprekend en het gebeurt in de praktijk zelden, omdat het eerste spoor de urgentie van het tweede wegneemt.

Het gevolg van niet parallel werken is voorspelbaar: in maand vijf begint de zoektocht, in maand acht is er een kandidaat, die heeft twee maanden opzegtermijn, en de interimopdracht duurt inmiddels elf maanden.

Wie het wel parallel doet, kiest de opvolger op inhoud in plaats van op beschikbaarheid. Dat is het echte voordeel, en het is groter dan de kostenbesparing.

De laatste maand

In de laatste maand verandert de rol. De interimmer stopt met beslissen en begint met uitleggen. De opvolger neemt de gesprekken over terwijl de interimmer er nog bij zit, en niet andersom.

De twintig belangrijkste klanten worden persoonlijk overgedragen, in een gesprek met beide personen aan tafel. Een mail waarin staat dat er iemand anders komt, is geen overdracht. Voor een klant die het gesprek al twee keer heeft gevoerd, is dit het moment waarop hij besluit of hij blijft.

En de interimmer schrijft op wat hij niet heeft opgelost. Dat is het meest waardevolle document van de hele opdracht en het wordt het minst vaak gemaakt, omdat het ongemakkelijk voelt om te eindigen met een lijst van wat er nog ligt.

Wat je twee maanden later nog een keer doet

Zet een afspraak in de agenda voor twee maanden na het vertrek, met de opvolger en met de leidinggevende. Niet om te evalueren hoe de interimmer het deed, maar om te kijken wat er is blijven staan.

De vraag is simpel: welke van de dingen die tijdens de opdracht zijn ingevoerd, gebeuren nog steeds. Wat is er weggezakt zodra de persoon weg was, en waarom.

Wat wegzakt zegt iets over de organisatie en niet over de interimmer. Werkwijzen die alleen bestaan zolang er iemand op staat, zijn geen werkwijzen maar toezicht.

Hoe wij dit doen

Bij interim sales staat het vertrek in de opdrachtbevestiging en groeit het overdrachtsdocument mee vanaf week een. Het dubbele spoor is standaard: terwijl de interimmer draait, loopt de zoektocht naar de vaste invulling.

Of interim in jouw situatie uberhaupt het juiste antwoord is, is een aparte vraag. Die staat in wanneer een interim salesmanager het antwoord is.

Gaat het om een leidinggevende rol waarbij de vaste invulling het echte vraagstuk is, dan loopt dat spoor via executive search en beginnen wij daar met het strategiegesprek en niet met het profiel.