Interim inzetten zonder dat je team het als noodverband ziet

Wat het team hoort als je het verkeerd brengt

De gebruikelijke aankondiging is een variant op: er is iemand uitgevallen, we hebben tijdelijk iemand ingehuurd om de gaten te dichten. Feitelijk klopt dat, en het is precies de zin die het misgaan inleidt.

Wat het team hoort is: dit is een noodgreep, hij is er straks weer niet, en tot die tijd doen wij ons werk zoals we het altijd deden. Vanaf dat moment krijgt de interimmer geen informatie, geen klanten met gewicht en geen mandaat, en bevestigt hij vanzelf het beeld dat hij niets toevoegt.

De aankondiging die wel werkt

Noem de opdracht, niet de tijdelijkheid. Niet "hij vervangt Peter tot we iemand hebben" maar "hij houdt de vijftig accounts van de regio zuid warm en zorgt dat er in het derde kwartaal niets stil komt te liggen".

Zeg er ook bij wat er van het team wordt verwacht: wie hem inwerkt, wie zijn eerste vraagbaak is en waar hij zijn spullen krijgt. Een interimmer die op dag een zijn eigen inlog moet regelen, is op dag vijf nog steeds een gast.

En noem de einddatum wel. Verzwijgen werkt niet, want iedereen weet het toch, en het maakt het geheimzinnig terwijl het gewoon een afspraak is.

Wat de interimmer in de eerste week nodig heeft

De praktijk is prozaisch en het gaat er vaak op mis.

• Toegang tot het systeem en een mailadres op jouw domein, op dag een en niet in week twee.
• Een lijst van de twintig accounts die ertoe doen, met wie er eerder mee sprak.
• Een half uur met de vorige, als die er nog is. Dat halve uur is meer waard dan het hele overdrachtsdocument.
• Een plek in het weekoverleg, vanaf de eerste week. Wie daar niet zit, hoort niets en wordt niet gehoord.

Waarom het mandaat vooraf op papier hoort

Mag hij van de prijslijst af, mag hij een klant iets toezeggen, mag hij een afspraak verzetten die iemand anders maakte? Dat lijkt klein, en het bepaalt of hij kan werken.

Zonder antwoord doet hij het veilige: overleggen. Elke keer overleggen kost tijd bij hem en bij het team, en het bevestigt bij iedereen dat hij er eigenlijk niet over gaat.

Wij zetten daarom in de opdrachtbevestiging welke besluiten hij zelf neemt en welke hij voorlegt. Dat is geen formaliteit maar het verschil tussen iemand die draait en iemand die wacht.

Het vertrek plan je bij de start

De opdracht heeft een einddatum en op die datum moet er iets overgedragen zijn. Wat dat is, spreek je af voordat hij begint: welke accounts, welke lopende trajecten, en aan wie.

Laat het overdrachtsdocument vanaf week een meelopen in plaats van in de laatste week te ontstaan. Een kwartier per week, en je houdt het enige eerlijke logboek van de opdracht over.

Hoe dat precies werkt staat in het artikel over een interimopdracht die op tijd klaar is. Of interim in jouw situatie het juiste antwoord is, is een andere vraag: die staat in wanneer een interim salesmanager het antwoord is.

Waar je aan merkt dat het goed gaat

Niet aan de omzet, want die zegt in twee maanden nog niets. Wel hieraan: komen er vragen van klanten bij hem binnen in plaats van bij zijn collega, en komt hij in het weekoverleg met iets wat de anderen nog niet wisten.

Gebeurt dat na een maand nog niet, dan ligt het zelden aan de persoon. Dan is de introductie misgegaan en is dat nog te repareren, mits je het benoemt.